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Documentos fiscais eletrônicos não precisam ser um problema! Veja como organizar

Mesmo que seja obrigatório, o assunto deve ser lidado com tranquilidade!

Os documentos fiscais eletrônicos são uma realidade para as empresas, seja qual for seu porte ou segmento, o que, aliás, está diretamente relacionado com o desenvolvimento da tecnologia, mas será que sua empresa encara a situação da maneira correta?

Algumas já se espantam apenas ao ouvir falar sobre o assunto e o associam a algo demasiadamente complicado ou penoso, enquanto outras acham que isso demandará um investimento fora de suas condições financeiras, mas felizmente esses (e muitos outros) pensamentos estão equivocados!

Vamos entender mais sobre o tema, bem como trazer sugestões que ajudam na organização, de modo a eliminar de uma vez por todas cada dúvida e medo a respeito desses personagens essenciais para o setor fiscal.

Qual é a finalidade dos documentos fiscais eletrônicos?

Documentar, perante os respectivos órgãos, os produtos, serviços, transportes e demais atividades desempenhadas pela empresa, para que ela siga as devidas exigências e determinações legais.

Antigamente, todos os documentos fiscais de uma empresa eram físicos, ou seja, feitos em papel, pois, até então, era a alternativa mais simples, prática, segura e eficiente que existia.

Porém, com o desenvolvimento da tecnologia e o crescimento do mundo virtual, a situação mudou completamente de figura. Deixou de ser viável ter que se deslocar até uma gráfica para encomendar um bloco de notas fiscais ou de ter que enviar os documentos fisicamente aos destinatários.

O governo também percebeu tal demanda e, então, procedeu com a inauguração do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), desenvolvido pelo Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro), maior empresa pública de prestação de serviços na área de TI em todo o Brasil.

Tal desenvolvimento se iniciou com a edição da Lei 9989/00, que dispõe sobre o Plano Plurianual para o período de 2000 a 2003, ainda quando Fernando Henrique Cardoso era o presidente da nação. A partir de então, passou a ser contemplado na lei um programa para modernizar a administração aduaneira e tributária.

Em 22 de janeiro de 2007, então, por meio do Decreto nº 6.022, foi instituído o Sped, que também fazia parte do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC) do Governo Federal.

Inicialmente, o projeto foi composto por quatro bases:

– Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe);
– Escrituração Contábil Digital (ECD);
– Escrituração Contábil Fiscal (ECF);
– Nota Fiscal Eletrônica (NFe).

Além das citadas, passaram a existir vários outros módulos, que são os seguintes:

– Central de Balanços;
– Escrituração Fiscal Digital-Contribuições (EFD-Contribuições);
– Escrituração Fiscal Digital Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços Imposto Sobre Produtos Industrializados (EFD-ICMS/IPI);
– Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf);
– e-Financeira;
– eSocial;
– Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe);
– Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFCe);
– Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFSe).

É notório que o Sped é um projeto bem-sucedido, já que permitiu às empresas terem a agilidade e segurança que precisam em relação aos documentos fiscais eletrônicos, o que está integrado à praticidade das novas tecnologias.

Isso não significa, porém, que não haja espaço para melhorias, pelo contrário. Um relatório divulgado pelo Banco Mundial em 2017 (portanto, com o Sped já existente há 10 anos) mostrou que empresas brasileiras gastam aproximadamente 1.958 horas por ano para atender às exigências do Fisco.

Ainda assim, caso os documentos ainda estivessem em sua versão física, provavelmente esse número seria maior.

Saiba mais: CFe-SAT, CTe, CTe-OS, MDFe, MFe SAT, NFCe, NFe, NFe Produtor Rural, NFS-e: entenda a diferença!

Como descomplicar a emissão de documentos fiscais eletrônicos?

Ainda que os documentos eletrônicos tenham vindo para facilitar, não é raro encontrar empresas que têm dificuldades em relação ao setor fiscal, embora este seja um problema possível de se resolver.

Quem sabe qual é a importância da gestão fiscal e tributária, ainda que de maneira superficial, entende que o setor demanda atenção redobrada, já que qualquer erro pode colocar sua eficiência a perder, até o ponto de resultar na comissão de crimes fiscais, não por má fé, mas sim por desatenção.

É fato que tais dificuldades podem variar de acordo com cada empresa, mas algumas das principais são as seguintes, com respectivas sugestões do que fazer para solucioná-las:

– Equipe inexperiente: ter colaboradores sem a devida experiência pode ser prejudicial a um setor tão importante da empresa. Procure por aqueles que já tenham anos de vivência na área e saibam como lidar com as situações com as quais se deparam.

– Profissionais desatualizados: alguns profissionais são experientes, mas não ficam ligados às novidades sobre o setor fiscal, o que é fundamental na área. Sempre opte por colaboradores que se atualizam e, assim, permitem que sua empresa continue atendendo a todas as exigências.

– Diferentes sistemas e portais de emissão: com tanta variedade em relação aos documentos fiscais de uma empresa, uma consequência pode ser o uso de diversos sistemas, o que prejudica a produtividade e eficiência. Invista em um portal que seja capaz de emitir vários documentos, o que ajuda a se acostumar mais rapidamente com ele e, assim, otimizar a produtividade.

– Custos elevados: além da dificuldade, ter vários sistemas implica em diversos pagamentos, o que, por sua vez, prejudica as finanças da empresa. Ao investir em uma solução que emita diferentes documentos, ainda se obtém uma economia considerável.

– Falta de suporte: qualquer dificuldade com o sistema utilizado pode prejudicar seu uso e a consequente produtividade da empresa. Por isso, vale a pena investir em um software cujo suporte seja completo, de modo a solucionar qualquer dúvida rapidamente e, assim, permitir que o setor fiscal retome suas atividades.

Cada uma dessas situações pode incorrer em problemas para os colaboradores do setor fiscal, os quais, por consequência, afetam toda a empresa. Por isso, quanto antes forem resolvidos, melhor.

O WebDFe é um portal onde você pode emitir CTe, CTe-OS, MDFe, NFCe, NFe e NFe Produtor Rural, o que é perfeito para ajudar os colaboradores do setor fiscal a otimizarem sua produtividade e eficiência, graças a uma interface simples e intuitiva.

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