Conheça essa funcionalidade inovadora e saiba o que sua empresa tem a ganhar.
Toda empresa precisa lidar com uma série de documentos. São contratos, notas fiscais, recibos de compra e venda, documentos de transporte de cargas e muito mais, os quais chegam aos montes todos os meses.
Essa é a rotina de empresas de diferentes portes e segmentos, mas e na hora de encontrar aquele documento específico, que você precisa enviar para a contabilidade, algum cliente ou parceiro? O que fazer?
Geralmente, o que se faz é procurar em várias pastas, gavetas e arquivos, o que dá muito trabalho e nem sempre te permite encontrar, o que pode trazer consequências graves ao funcionamento da empresa.
Foi pensando nisso que o WebDFe trouxe uma solução revolucionária para o seu dia a dia: a gestão eletrônica de documentos. Quando você começar a usar, não terá mais vontade de voltar atrás! Continue conosco para aprender sobre ela.
Como funciona a gestão eletrônica de documentos (GED) do WebDFe?
Por meio de uma plataforma em que você pode centralizar todos os seus documentos, mesmo físicos, em um ambiente virtual, de modo que encontrá-los seja muito mais fácil.
Os procedimentos são os seguintes:
Cadastro dos documentos
O primeiro passo é cadastrar os tipos de documentos que você deseja gerenciar, como notas fiscais, recibos de pagamento, registros contábeis, alvarás de funcionamento, comprovantes de recolhimento de tributos, exames médicos, contratos sociais e comprovantes de recursos humanos, entre outros.
Em seguida, você deve cadastrar as categorias e etiquetas que deseja utilizar para organizar os documentos, de modo que possa encontrá-los ainda mais facilmente quando precisar.
Captura dos documentos
A próxima etapa é capturar os documentos, o que pode ser feito através de um scanner, conectado ao seu computador ou notebook, ou com a câmera do seu smartphone ou tablet. Assim, você terá uma cópia digital deles sempre à disposição para quando precisar.
Além disso, também é possível cadastrar dados, como data de emissão, data de vencimento, emissor e afins, além de optar se você deseja ser avisado antes do vencimento para não se esquecer de nada.
Pesquisas
Por fim, depois de cadastrar todos os documentos que quiser, você poderá pesquisar facilmente em seu banco de dados, o que é muito mais fácil do que procurar em pastas, gavetas e arquivos.
Além de procurar por nome, data e afins, você também pode optar por categorias específicas e escolher apenas as etiquetas que quiser. Assim, será possível encontrar o que procura em questão de segundos!
Quais são as vantagens do GED WebDFe para a sua empresa?
Nossa solução oferece uma série de benefícios a negócios de todos os portes e segmentos, e alguns dos que se destacam são os seguintes:
- Rapidez: ao invés de perder seu valioso tempo procurando em todos os lugares que consegue imaginar, basta fazer uma rápida pesquisa dentro da plataforma para encontrar o que procura.
- Maior produtividade: justamente por não perder tempo procurando por documentos físicos, todos os colaboradores podem aproveitar melhor seu tempo e, assim, ter aumentos significativos em sua produtividade.
- Menos custos com materiais de escritório: não será mais necessário comprar tantas pastas, etiquetas, marcadores e afins, já que os documentos físicos serão escaneados ou fotografados e estarão à disposição no ambiente digital, o que, além de tudo, ajuda na preservação do meio ambiente.
- Mais segurança: nosso sistema é criptografado, ou seja, todas as informações são “traduzidas” para códigos ilegíveis quando saem de uma ponta e só podem ser convertidas quando chegam à outra. Isso significa que mesmo que houvesse alguma interceptação, os dados obtidos seriam ilegíveis e, portanto, inutilizáveis.
- Documentos disponíveis apenas para quem pode acessá-los: ao armazenar os documentos digitalmente, as cópias físicas podem ficar bem guardadas. Assim, as informações só poderão ser acessadas por quem realmente precisa delas – e está autorizado a fazer isso.
- Otimização do espaço: uma vez que os documentos foram escaneados, as versões físicas podem ser guardadas em qualquer lugar, como um box de self-storage ou em qualquer outro lugar, já que não precisarão mais ser utilizadas, o que resulta em um melhor aproveitamento do espaço disponível.
Quem pode utilizar o GED?
Todas as empresas, seja qual for seu porte ou segmento. Essa versatilidade é ótima, já que sabemos que os documentos são uma realidade para qualquer negócio.
Indústrias, imobiliárias, escritórios de advocacia e de contabilidade, revendas automotivas, empresas do agronegócio, comércios e quaisquer outros segmentos encontram no GED a solução que sempre precisaram para organizar seus documentos, mesmo que nunca tenham pensado nisso.
O GED funciona em dispositivos móveis?
Sim! Este é um dos recursos mais interessantes que temos, o qual, na verdade, é indispensável em uma época em que não desgrudamos dos nossos smartphones para nada.
Portanto, mesmo que você não esteja na empresa, pode acessar os documentos que precisa com praticidade, agilidade e segurança, outra vantagem para a sua produtividade.
Até mesmo o cadastro de novos documentos pode ser feito por meio da câmera do seu smartphone, ou seja, mesmo que não tenha um scanner à disposição, não tem problema!
Quanto custa a gestão de documentos eletrônicos do WebDFe?
Depois de conhecer todos os recursos e funcionalidades do nosso módulo de GED, é provável que você tenha pensado que o preço fosse bem alto, mas felizmente está errado!
O plano Basic custa R$ 39,90 por mês na contratação anual, com direito a cadastrar documentos para 1 CNPJ. Você pode ter clientes ilimitados e produtos ilimitados, além de manter a comunicação segura de que precisa e ter acesso ao suporte especializado via chat e telefone da equipe do WebDFe.
Se precisar de até 3 CNPJ, pode escolher o plano Corporate, que sai por R$ 69,90 mensais na contratação anual. Caso precise cadastrar documentos para até 10 CNPJ, então o plano Premium é o ideal, custando R$ 119,90 por mês.
Ah, lembre-se que esses preços são referentes a junho de 2020, que é quando este conteúdo foi criado. Pode ser que eles sejam atualizados com o passar do tempo, tudo bem?
Como contratar a gestão eletrônica de documentos do WebDFe?
É super simples: basta acessar nossa página de Gestão Eletrônica de Documentos e escolher o plano que melhor se adequa às suas necessidades.
Lá, inclusive, você poderá se cadastrar para fazer um teste grátis por um período limitado. Assim, consegue comprovar a eficiência do nosso sistema na prática e definir exatamente se é o que você procura!
Em um mundo tão conectado, gerenciar documentos em papel é coisa do passado. Conte com a Gestão Eletrônica de Documentos do WebDFe e revolucione a organização da sua empresa de uma vez por todas!